理藩院部门设置理藩院分院司两级,院部有尚书、左右侍郎和额外侍郎为最高领导,下属机构有六司一厅三房,即旗籍清吏司、王会清吏司、典属清吏司、柔远清吏司、徕远清吏司、理刑清吏司六司;司务厅;满档、蒙古、汉档三房;还有机关服务机构,入银库、当月处、饷银处和督摧处;此外有附属机构内馆、外馆、俄罗斯馆等
对地方的派出机构,设有神木理事司员、宁夏理事司员、热河都统衙门、理事司员等十二司员
理藩院内除众多完备的辅助机构外,还置有民族语言学校,如唐古特学,掌教习唐古特藏文,翻译藏文章奏文稿
拖忒学,掌翻译托忒文字,由唐古特学习业助教兼管
蒙古官学,掌教习蒙文,培养蒙文翻译
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