库存信息收集（一）库存信息收集的重要性 库存信息的收集是库存信息管理的基础，所有有关订购数量的决策都是以该项物品的库存余额为依据的

夸大或缩小库存余额会造成缺货或超储，并且错位的库存信息收集会引起许多问题的连锁反应，如：失销、欠销、生产率低下、交货延误、大量支付交货费用和保险运输费

准确的库存信息收集是财务会计的一个重要方面和库存管理的基础，任何库存管理系统的基础就是在信息收集中所获得的信息，决策都是以其为依据而作出的

没有信息收集的完整性和准确性，就不可能构建一个实用的库存管理系统

所以，库存信息收集的准确性是任何库存系统的基本要求

（二）库存信息收集的要点1．充分利用计算机网络

简单的库存收集系统应用于单个仓库，利用“增减法”即可实现

在记录单上记下所有不同的库存项目，使用符号（打勾或画线等）进行记录

收到一件，就增加一个符号；发出一件，就划掉一个符号

记录单上的符号数应与仓库中货物的件数相同，必要时带着记录单与仓库库存实际数量进行核对

复杂的库存收集系统应用于存货分散的仓库系统

通过计算机管理软件，对出入库的货物进行登记和删除，数据库中存储货物的数量与实际仓库的存储货物的数量应当一致

但是由于货物存储分散，利用简单的库存收集方法很难做到库存信息收集正确与高效

所以应当充分利用计算机网络，对分散的仓库的库存信息进行统计

2．识别号码的应用

为了跟踪一些特殊商品，往往采用标记系列号码并同库存信息一起收集的方法

例如汽车、药品和食品等

一旦这些商品发现质量问题强制收回，就可以根据库存信息按批号进行跟踪，而且所有这些不合格产品都必须从仓库中以及零售商店的货架上全部撤走回收

3. 使用扫描器进行库存信息收集

近年来，库存管理的又一项发展是使用电子扫描器以阅读条形码

扫描器记录下的数据直接与计算机连接在一起，登记库存记录

4．在途物资的库存信息收集

库存管理人员认为，库存由现在储存在仓库中的和已经订购而尚未收到的货物两部分组成

为避免缺货，需要对已经订购但尚未收到的货物估计它们可能的收到时间

允许的最小时间限度是当库存已降为零，而能及时得到补充

例如，销售人员接待一位顾客，发现顾客所需要的货物在仓库中已无存货，正在他想空手返回时，见到仓库管理员及时从收货台收到他所需要的货物，在补充库存

事实上，库存包括一切已生产完成而尚未销售出去的产成品，以及那些从生产地运到销售地的在途产品

在途库存包括由铁路货车、卡车挂车或轮船等运输工具正在运输中的产品

一些货主常用铁路货车变更到站和重新托运的便利条件进行鲜活产品的销售

（三）库存信息收集方法1．定期盘点

定期盘点信息收集法就是定期地检查在库的存货余额，以核对和保持准确的库存记录的方法

库存信息收集可以人工过账、机器过账或者保存在计算机内

定期盘点法要求在一个短暂的时期内对各种库存进行全面盘点

对大多数企业而言，一年或半年核查一次就足够了

假如一年只作一次实物盘点，则它通常安排在每年生产和库存水准处于最低点时进行

进行一年一度的实物盘点在准备工作中所花的时间在很大程度上能从最终结局中得到补偿

还应准备好书面的标准程序，它还可作培训材料之用

实物盘存的工作应包括以下几个方面

（1）加以整理

把物品放置在它固有的位置，以便于盘存

（2）进行核对

按物品的编号和名称正式核对所有物品

（3）定出细则

有关人员的盘存之前都要重新学习盘存的方式和方法

（4）建立班组

建立两人或两人以上的班组，并规定有关盘点、核对和记录库存数量的职责

在盘点日，应停止仓库区的作业

应指定一个储存场所来存放盘点期间内到达的所有物品，因为它们不在盘点之列

而且，除非紧急情况，所有内部的移动和搬运均应暂停

使用较普遍的记录库存水准的方法是标签法

盘点班组要负责盘点，填好标签，并将标签贴在物品上

标签机适用于人工系统，也适用于计算机系统

当某个盘点班组完成一个区域时，应对其进行检查，以保证所有物品都加有标签，然后再将标签收集在一起

在装卸码头、出口货物存储区、退回货物区、展销会等的物品也应包括在盘点之列

库存信息收集和实物盘点应与存货标签相符

来自标签的资料均要整理成存货一览表

在物品重新开始流动之前，检查小组应核查任何重大的变异和调整误差

对库存信息收集和总账应进行相应的修正，以使记录上的余额同实际存有数量相一致

实物盘点的次数通常是根据物品价值的大小和物品在公开市场上处理的难易程度来决定

贵重或值钱的物品较一般库存物品盘点的次数就可能多一些

2．循环盘点

循环盘点信息收集法是有顺序而不是定期进行的一种实物盘点的库存信息收集法，是控制库存信息收集的准确性并将其保持在高水准的一种基本方法

通过有效的循环盘点，能缩减生产停工，改善对用户的服务，减少陈旧，取消一年一次的实物盘存和减少存货损耗，故可以达到增加主要收益的目的

同中断生产的定期盘点法相比，通常循环盘点法所需费用较少

这种方法就是在全年内对存货顺次地加以盘点

对有限的少数物品则每天，或按照某一其他间隔期进行核查

人员可以根据是专职或兼职来分派循环盘点

要核查的存货项目可随机地或根据预定的计划选定

循环盘点法并不需要像定期盘点法那样中止作业

循环盘点法为许多企业广泛地采用

它可以由专业人员或固定指派的仓库管理人员来进行实物盘点

当由固定指派的仓库管理人员来进行时，他们可根据各自的职责在工作间隙时间内完成循环盘点；当由专业人员进行时，由于他们都是专职人员，库存物品的盘点便是顺次完成的

由于专业人员熟悉物品的存放次序、物品保管制度和可能发生的特殊事项，所以大多数企业都乐于雇用他们

循环盘点能检查库存信息收集的状况和得出信息收集准确程度的高低信息收集准确程度可由误差物品的百分率和误差的相对值来衡量，误差的显著性与物品的相对价值有关

一单位贵重物品的误差是显著的，而对于廉价物品而言，或许上下2%的误差就是可以接受的

每个企业对物品的分类和盘点的次数都应仔细地加以规定

需考虑的一般原则如下所述

（1）在任一受控的存货清单中，分类后的小部分物品要占存货价值的大部分

（2）流动（交易）越频繁的物品，信息收集误差的可能性越大

（3）存货控制所耗费的人力、时间和资金，应根据物品的重要性，按比例地在它们之间分配

循环盘点可以把重点放在年耗用金额高的库存物品上（ABC原则）

“A”类物品（即年耗用金额最高的物品）应最经常地盘点，而“C”类物品则相反

“A”类物品可每一个月或两个月盘点一次，“B”类物品每3个月或4个月盘点一次，“C”类物品每年盘点一次

由于“C”类物品虽然种类占存货清单中的大部分，但所占投资少，故不值得把力量花在它们上面

每个企业都必须根据自身的特点来安排循环盘点

市面上已有多种程序来变化循环盘点的频率，其中最为流行的系统如下所述

（1）ABC系统

物品按ABC原则划分层次，其中“A”类物品频率最高，“C”类物品频率最低

（2）再订货系统

在再订货时盘点物品

（3）收货系统

在收到补充订货时盘点物品

（4）无余额系统

在库存余额为零或为负值（延期交货）时盘点物品

（5）交易系统

在完成某一确定的交易后盘点物品

当然，也可以运用上述系统的不同组合

使用循环盘点时，在一定时间内，整个存货中只有一小部分被审查，这就大大地缩减了问题的数量

每日的盘点可立即得到协调

循环盘点可以是为了使用所有库存物品在一年内至少盘点一次，或按照某种统计抽样来建立

使用统计方法时，是盘点给定类别中随机抽取的那些物品，并要将其结果推广到全体物品

循环盘点法是保持信息收集准确性的一种很好的方法，其比较突出的优点如下所述

（1）在循环盘点时不必停止工作，并可以取消一年一次的实物盘点

（2）能及时揭示误差，随时纠正库存信息收集和排除产生误差的原因

（3）能增进信息收集的准确程度，可得出更正确的资产报表，存货盘点不是在急促的情况下进行的，故能得出更为准确的结果，可省去年末存货的销账，并且随时均可得到正确的资产报表

（4）专业人员在取得可靠的计数、调节误差和寻求解决系统误差的方法等方面可充分发挥作用

（5）可以把力量集中在有问题的区域

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