办公信息系统价值节约管理成本，提升盈利能力通常的办公型(或分布式)文件处理环境包括个人打印机、网络打印机、复印机、传真机以及多功能设备

在文件处理的相关环节中很容易产生浪费，主要是因为它的真实成本不易被感知并难以控制；文件处理的各种成本被分散计算到多个费用中心，决策单元也非常分散，只有很少的企业会对此进行集中控制

国际权威调研机构ALLAssociatesGroup对福布斯全球上市公司2000强公司的实际文件管理耗费调研结果表明，平均来说，企业要花费其营业额的6.1%在与文件有关的环节上

其中，文件输出环节所产生的成本（纸张、耗材、设备等）仅占文件处理总成本的10%左右，而与文件流转和管理相关的成本（文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、归档等）则占总体成本的90%

这个比例相当惊人，在管理精细化的过程中，这是一块必须控制的成本领域，《华尔街日报》分析师将文件处理费用称为企业“最后一项没有审计的费用”

办公信息系统服务商提供的定制化的文件管理外包服务，可以帮助客户有效管理这部分“没有审计的费用”，达到节约管理成本和提升盈利能力

在设备管理方面，通过对客户现有设备普查、合理配置、利用金融工具进行固定资产剥离、制订设备管理、购置和费用管理流程，可以大大降低客户的冗余设备与管理成本，达到持续改善

在耗材、零件和维修方面，采用“按需打印，按印付费”的方式，费用支出的稳定性大幅度改善，彻底解决耗材、零件和维修的管理问题；同时，费用结构清晰、可靠，交易成本得到有效控制

在文件输出管理方面，采用设备监控和成本管理软件实时监控设备状态，发现设备故障隐患和耗材使用情况，大大降低硬件故障率和故障排除的时间

在成本管理方面，可以按照部门、时间段、输出类型进行实时监控和记录，并自动生成各种费用统计报表，实现费用的精细化管理

依据这些数据，进行数据分析，发现费用漏洞，及时在软件中进行权限和策略部署，实现管理控制

Gartner的调查表明，通过实施文件管理外包服务，可以帮助客户降低文件处理方面的总体拥有成本10%－30%

视频会议解决方案则可有效地减少差旅，从而帮助企业节约差旅费用

国际上的平均数据表明，视频会议的有效应用可以帮助企业减少差旅约30%

以上数据充分反映了办公信息系统在帮助客户节约管理成本、提高盈利能力方面的巨大作用

由美国金融危机引发的全球经济下滑，使得企业的盈利能力明显下降，迫于经营压力，众多企事业单位产生削减成本、提高办公效率的迫切需求，将有利于办公信息系统市场的进一步增长

优化业务流程，增强企业竞争力办公信息系统服务中，文件管理外包服务通过硬件、软件与服务相结合的手段，可以优化客户的文件处理流程(包括文件的采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出/归档等)，从而加快信息沟通与流转的效率

在企业竞争日趋激烈的今天，信息沟通效率与反应速度日益成为企业竞争致胜的关键要素

文件的沟通与流转效率直接影响企业决策和做出反应的速度

视频会议解决方案则可帮助企业大量差旅时间，使远距离沟通变得更为频繁、效率更高，从而深刻地影响企业的运行模式，提高沟通效率，缩短决策时间，同时提高组织内部的协同力和竞争力

OA软件则通过企业办公流程的自动化，以及协同办公等多种手段，优化办公流程，提高企业内部的办公流转效率

因此，办公信息系统服务对于企业优化业务流程、增强竞争力具有重要意义

企业综合效益如图1所示：客户综合效益分析　降低资源消耗，创造绿色GDP文件管理外包服务可推进企业办公数字化进程，通过部署文件管理软件，并配合文件设备监控、成本管理等解决方案，实现网络传真、网络扫描、电子存档和移动打印等功能，帮助客户减少纸张的耗用；同时，还能够促进员工的节约意识，从而进一步节约纸张并相应保护森林资源与水资源，同时达到降低能源消耗、减少碳排放量的目的

企业级视频会议解决方案系统的广泛应用，可以节省大量差旅，从而大量减少差旅导致的能源消耗，并减少碳排放量，缓解交通压力

OA软件可以有效增强企业跨区域办公的协同，降低沟通成本，最大化满足企业内部与企业之间即时信息沟通的需求，有效节约能源

在中国当前的社会、经济环境下，办公信息系统所带来的节能环保价值更为突出

在中国经济步入周期性拐点之后，能耗成本大幅提升，中国企业制造成本压力增大，能源稀缺矛盾日益突出

办公信息系统市场的日益培育与成熟，可以促进经济的可持续增长，实现人与环境的和谐发展，有效促进“环境友好型社会”和“资源节约型社会”的建立，具有深远的社会意义

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